Paragraaf 4 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen. Er zijn ook thema’s die de kaderstellende rol van de raad raken. Deze paragraaf gaat daarop in. Daarnaast wordt in financiële zin inzicht gegeven in de bedrijfsvoeringkosten.

Organisatie
De doorontwikkeling van de gezamenlijke werkorganisatie voor Oudewater en Woerden heeft hoge prioriteit bij beide gemeentesecretarissen en beide colleges. De initiatieven waarbij de gezamenlijke dienstverlening voor beide gemeenten wordt verbeterd, wordt doorgezet in 2020.

 

Planning & control
De sturing, beheersing en verantwoording van de organisatie verloopt via de cyclus van planning en control. Programmabegroting geeft richting aan de organisatie. Ook zijn de teams van de werkorganisatie in enkele domeinen bijeen gebracht. Voor elk domein wordt jaarlijks een domeinplan gemaakt. Programmabegroting en domeinplannen zijn de basis voor de verantwoording.

 

Absolute prioriteit is een gezamenlijke aanpak van planning & control voor beide gemeenten in onze werkorganisatie, waarbij onder meer kwetsbaarheden in ondersteuning voor de diverse domeinen en onze gemeente moeten worden ondervangen.

 

Informatiebeleid
De samenleving verandert en burgers verwachten steeds meer van een digitale overheid. Dit is een uitdaging in een speelveld dat zich kenmerkt door bezuinigingen, technologische ontwikkelingen en toenemende complexiteit. De informatievoorziening en de daarbij behorende ICT-infrastructuur zijn dus belangrijke steunpilaren. Zonder een doelmatig o informatievoorziening en de juiste ICT kan de gemeente haar taken niet uitvoeren en haar ambities zoals onder andere verwoord in het programma ‘Digitale Agenda 2020’ niet waarmaken.
Eind 2017/begin 2018 heeft een extern onderzoek plaatsgevonden naar de stand van zaken van de ICT-voorzieningen en -organisatie binnen de gemeente. De conclusie van dit onderzoek is dat de nodige stappen nodig zijn om als gemeente klaar te zijn voor de digitale transformatie die voor ons ligt. Een aantal korte termijn aanbevelingen zijn in 2018 doorgevoerd. In 2019 zijn de structurele aanbevelingen verder doorgevoerd: ‘ICT-basis op orde’ en de verdere inrichting van informatiemanagement zodat de komende ontwikkelen goed geborgd zijn in de organisatie. Voor de ‘basis op orde’ zal meer gebruik worden gemaakt van standaard (cloud-)oplossingen uit de markt.

 

Rechtmatigheid
Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiervoor is een interne-controleplan opgezet. De accountantscontrole is opgedeeld in een interimcontrole (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interimcontrole vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in de managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord.
Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord.

 

Communicatie
Ook de dagelijkse gang van zaken vraagt aandacht van communicatie. Het bestuur van Oudewater wil zijn inwoners meer en in een vroeg stadium betrekken bij zijn beslissingen. Vooral wordt waarde gehecht aan de gemeentelijke informatiepagina en de gemeentelijke website.